如何寫有禮貌商務Email【文書助理必備】

而家科技日新月異，與人溝通既方式愈來愈多，除左直接打電話外，仲可以用一D社交平台，例如WhatsApp、WeChat、Line、Facebook、Messenger、Instagram等等既APP，當然，呢D都比較適用私人用途既。但相信大部分公司仍會要求員工用比較正式既電郵方式Email去聯絡同回覆客戶查詢，又或者上司、同事或客戶既來往公司溝通等。

咁要點樣寫一封可以比較正式又輕鬆D既Email，同時避免到無禮貌既情況呢？

不過有時會遇到唔知電郵既收件人男定女，點稱呼，係咪第一個時間都會諗到用Dear Sir，Dear Madam，又或者係用To Whom It May Concern，作為Email既開頭？以前學校老師都會教我地用呢D字會顯得正式又有禮貌，但其實並非如此，因為Dear Sir / Madam，會俾人感覺似係未做好功課咁，未了解收件人係邊個。第二個用To Whom It May Concern，聽落去似係有少少命令收件人「有關既人請聽好」，顯得有D無禮貌，或者To Whom It May Concern類似中文「敬啟者」既意思，比較嚴肅。

有無咩字詞可以代替Dear Sir，Dear Madam，To Whom It May Concern？

但如果事情已經處理好後，唔需要兼又唔想收到對方既「已收到電郵」既呢一類回覆，大家不妨係郵件上標明「no reply necessary」或「no need for reply email」，咁就可以避免尷尬同完結件事。

有時想對方盡快回覆，又有可能收件人經常都唔覆email，大家可能都會係Email入面或者標題上加上「Urgent」既字，希望對方盡快回覆，亦希望可以引起收件人既注意，但記得唔好濫用「Urgent」呢個字，分分鐘變成「狼來了」而適得其反嫁，或者大家可以係Email內容上寫明個回覆時間或者日期，同緊急既原因，等對方可以因應限期時間而作出回覆或者跟進。

有無咩字詞可以代替Urgent（緊急）？

但如果非要想顯示出件事情真係好趕，好緊急，但又唔想俾對方太大壓力，亦可以用「Time-sensitive」黎代替「Urgent」嫁，同時亦可以係信件最後寫多一句「If you feel you need more time than that, please let us know.」，咁樣就可以令到對方就無咁大壓力啦。

Email既結尾，好多時都會用Yours sincerely，Yours faithfully，Best regards呢D，但係有無分別？Yours sincerely同Yours faithfully會用係「正式書信」上，例如第一次同客戶、公司聯絡，又或者對方係大客戶、政府機構既時候會用既；而Best regards 呢類就係用「非正式書信」上，例如係同同事溝通、或者本身同客戶關係好好，都可以用既。Yours sincerely同Yours faithfully 2者係有少許差別既，要因應返信件既開首，如果係知道收件人既姓名，就會用Yours sincerely，相反如果係唔知道收件人既姓名，就會用Yours faithfully。

有無咩字詞可以代替Yours sincerely / Yours faithfully / Best regards？