行政助理工作內容2024【一文助你不再霧裏看花】

行政助理工作內容2023【一文助你不再霧裏看花】

行政助理工作內容2024【一文助你不再霧裏看花】

行政助理工作內容包括咩?晉升階梯嘅架構又係點呢?行政助理英文係Administrative Assistant或者Executive Assistant,雖然係助理但必須有一定的行政管理知識及經驗,私人機構或者政府部門都有請行政助理,而政府部門請嘅行政助理一般係短期職位,並非鐵飯碗,而令人霧裏看花嘅主要係工作職能。

好多喺大學工商管理學院(BBA)選修Human Resources或者Management嘅大學畢業生都會選擇行行政助理呢條路,所以不論你打算轉行或者岩岩畢業搵嘢做,呢篇文章都可以幫你進一步了解!

行政嘅定義

行政的定義 | 行政即是指行使權力

要了解行政助理要做啲咩,首先要了解行政代表咩,行政即係行使權力,舉個例子,香港、澳門嘅主事人稱為行政長官,但中國、美國的主事人叫主席或總統,即係行政長官有行使權,參照國家或上級嘅方向及指令推行一啲政策及計劃,例如早幾年新冠疫情,行政長官並無權力自行對關口作出任何政策,只能等內地指示,而行政部門只需將該計劃或政策做好,而行政助理就係協助行政部門將公司嘅決策及計劃順行完成,包括前線或後勤嘅工作,以前嘅行政助理會歸納於某一個部門,例如人力資源、財務部等,而家行政助理有機會要協助兩個或以上部門嘅支援工作。

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行政助理嘅主要工作內容包括以下幾方面:

行政助理工作內容 | 人力資源或招聘事宜

行政助理工作內容
1. 人力資源或招聘


對於一啲無人事部門(HR)嘅公司,行政助理一般負責出Post招聘、安排面試時間、聯絡、整合面試者資料、預備合約等工作,甚至處理出糧和放假事務,而對基本勞工法例認識亦相當重要,例如計算病假、工傷等,當然呢種情況下該公司職員人數相對比較少。

文書支援是行政助理的日常工作之一

行政助理工作內容
2. 文書支援


文書支援嘅工作一般包括資料輸入電郵書信往來部門之間溝通,所以精通各類公函格式及要求非常重要,文書處理涵蓋範圍甚廣,對語文能力亦有一定的要求。

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行政助理工作內容 | 統籌短期活動及協調不同單位

行政助理工作內容
3. 活動統籌


尤其政府部門,久不久會舉辦短期活動,額外工作有時未必可以增派人手,而短期活動亦不需要長期員工,所以會聘請行政助理,統籌短期活動並與其他相關單位協調,確保活動順利進行,而活動完結相關行政助理亦功成身退。

具會計知識的行政助理會協助整理前期賬目或記錄出入賬

行政助理工作內容
4. 財政部門


有會計知識嘅行政助理會協助整理前期賬目或記錄出入賬,整理好再交予公司嘅會計部門,會計或財務部每間公司都需要,但未必會有會計文員處理前期工作,所以一般會處理埋公司計糧Claim單Petty Cash等紀錄,牽涉少少人事部工作。

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行政助理工作內容 | 處理部分投訴及收集意見
行政助理工作內容
5. 客戶服務

行政助理響客戶服務上可以做到分流嘅作用,尤其處理投訴上行政助理有一定嘅權限向客戶作出補償,如超出權限則交回管理層負責,除了可以安撫一啲小投訴客戶外,亦可以收集意見,公司亦能改善不足。

行政助理人工及晉升階梯

行政助理人工及晉升階梯

行政助理嘅工作內容有啲似雜務,彷彿每個部門都會有機會接觸到,但香港嘅行政助理月薪中位數達HKD$26,000,而且可以接受唔同部門,亦係一個難得嘅學習及裝備自己嘅機會,而行政助理嘅晉升階梯當然是行政主任,行政主管等職位,而你亦可根據自己嘅興趣及經驗,選擇適合自己嘅部門晉升,一般行政人員月薪可達$40,000-$60,000不等

行政人員嘅主要工作係跟隨公司或部門方向,制定與公司方向契合或有利於公司的政策,再由公司管理職審批執行,例如公司發現同事Claim公數飲飲食食嘅數額大幅增加,但生意並無正向回應,就有機會需要行政人員制定限制抑止情況惡化,行政人員會制定一套規則執行,行政助理則協助整理相關公告、與銷售部門聯絡開會、安排場地等後勤支援工作。

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